Du möchtest dich auf deine Kernkompetenzen als Coach konzentrieren und deinen Kunden lieber neue Skripte und Hilfestellungen schicken, als Rechnungen. Das ist verständlich - vor allem, wenn du deinen Job liebst.

Wir von SalesPower helfen dir dabei deine Zeit besser für das Geldverdienen einzusetzen, als für das Hereinholen bereits verdienter Gelder.

Das geht mit unserer vollautomatisierter Rechnungserstellung. Mit dem Thema Rechnung für deine Kunden hast du danach nicht mehr viel zu tun. Du sparst wertvolle Zeit, die du woanders einsetzen kannst.

Das Beste daran: Unser Programm erfordert keine Programmierkenntnisse oder eine Integration von Drittsystemen.

Egal ob als Soloselbstständiger Coach oder als Eigentümer einer kompletten Agentur - du wirst schnell feststellen, dass deine aktuell durch die Erstellung und den Versand deiner Rechnungen gebundenen Kapazitäten auf jeden Fall besser eingesetzt werden können.

Natürlich kannst du deine Rechnungsstellung auch komplett selbst erledigen. Das ist allerdings anstrengend und manchmal auch einfach nur nervig. Wenn du nach einem langen Coaching-Tag eigentlich nur noch entspannt die letzten Vorbereitungen für den nächsten Tag treffen möchtest, musst du dich doch nochmal an die Buchhaltung begeben und die notwendigen Rechnungen schreiben.

Schließlich muss das bereits verdiente Geld ja auch irgendwie reinkommen. Du hast dabei leider nicht den "Luxus", den ein Angestellter genießt, dass am Ende des Monats Lohnabrechnung und Gehalt hereinflattern.

Doch bei der Erstellung und Ablage von Rechnungen, gilt es einiges zu beachten. Vom Schreiben der Rechnung bis zu ihrer Archivierung gibt es verschiedene Punkte, die du auf jeden Fall einhalten musst.

Sonst kann es dir passieren, dass deine Rechnung gar nicht wirksam wird. Die richtige Software und die richtigen Prozesse können dabei natürlich helfen. Sie können dir die Arbeit aber auch nur bedingt abnehmen - es sei denn du entscheidest dich für eine Vollautomatisierung.

Wenn eine korrekte Rechnungsverarbeitung sicherstellen möchtest, musst du verschiedene Schritte einhalten. Als erstes wäre da die Rechnungserstellung.

Damit eine Rechnung wirklich rechtmäßig ist, muss sie verschiedene Informationen enthalten. Zu diesen Informationen gehören die folgenden Punkte:

1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift von dir und/oder deinem Unternehmen müssen auf der Rechnung auftauchen.
2. Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum deiner Rechnung
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
6. Die Entgelte müssen nach Steuersätzen und möglichen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden
7. Wurde im Voraus eine Minderung der Kosten vereinbart, ist auch das hier zu vermerken
8. Die vereinbarte Rechnungssumme plus die anfallende Mehrwertsteuer
9. Wenn du von der Kleinunternehmerregel Gebrauch machst, muss der Hinweis auf Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen
10. Sollte die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegen, ist auch dies in der Rechnung zu vermerken.
11. Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der Dienstleistung gegenüber de Kunden.

Hast du einen dieser Punkte vergessen, kann dein Kunde die Zahlung der Rechnung zurückweisen, bis wirklich alle Informationen, die für die Rechnungsstellung wichtig sind, aufgeführt wurden.

Als Unternehmer hast du auch die Pflicht, Rechnungen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Das gilt für Eingangsrechnungen ebenso wie für selbst erstellte Rechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

In Einzelfällen kann sich diese Pflicht verlängern. Wenn zum Beispiel kurz vor der Ablauf er 10 Jahre das Finanzamt Einblicke in deine Unterlagen nehmen möchte und eine Prüfung durchführt.

In diesem Fall müssen die Rechnungen für den Zeitraum der Prüfung weiterhin bereitgestellt werden. Auch wenn die Frist von 10 Jahren womöglich während der Prüfung ausläuft.

Dein Management in Sachen Rechnungsaufbewahrung muss dabei so gut sein, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen auch nach ihrer Archivierung noch dem folgenden Anspruch gerecht werden:

• Die Echtheit der Herkunft muss nachweisbar sein
• Der Inhalt muss unversehrt sein
• Die Rechnung muss lesbar sein

Da nachträgliche Änderungen an deinen Rechnungen nicht erlaubt sind, müssen diese auch in einem nicht veränderbaren Dateiformat abgelegt werden. Natürlich kannst du mit einem entsprechenden Buchhaltungssystem arbeiten und mit entsprechenden Tools die sicherstellen, dass sowohl deine Rechnungen inhaltlich als auch die Erfassung und Archivierung deiner Rechnungen rechtmäßig erfolgen.

Das erfordert allerdings in der Regel eine Menge Zeit für die Buchhaltung und ist in den Budgets kleinerer Unternehmen nur schwer umsetzbar - zumal wenn du alles selbst machen musst. Wenn du das System und die Software auch noch selbst bedienst, ist das Chaos meist vorprogrammiert.

Doch auch für Agenturen bedeutet die korrekte Erfüllung dieser Aufgaben eine Menge Arbeit. Ein Bereich, der viel Potenzial für Verbesserungen und eine gesunde Automatisierung hat.

Natürlich müssen die Rechnungsprozesse nebenbei auch noch so gestaltet sein, dass sie der aktuellen Datenschutzverordnung entsprechen. Für viele kleine Unternehmen ein zusätzlicher Stolperstein auf dem Weg hin zu rechtmäßigen Rechnungen und einer korrekten Rechnungsverarbeitung.

Wenn du Prozesse in deiner Agentur verschlanken möchtest, sollte die Rechnungsbearbeitung einer der ersten Bereiche sein, die du angehst. Denn mit einer Rechnungsautomatisierung kannst du eine Menge neuer Kapazitäten schaffen.

Du entlastest dabei deine Mitarbeiter, dich selbst und schaffst so den Schritt hin zu mehr Produktivität und Effizienz. Die Zeiten, in denen du dich bei der Rechnungserstellung mit Word und Excel herumärgern musstest, sind lange vorbei. Moderne Buchhaltungssysteme wie die automatisierte Software von SalesPower bieten die beste Möglichkeit, den eigenen Workflow zu stärken.

Du brauchst keine Programmierkenntnisse. Es gibt auch sonst keine besonderen Voraussetzungen. Unsere Experten kommen zu deiner Unterstützung und erledigen die komplette Integration von SalesPower in deine Buchhaltungssysteme. Dafür entstehen dir keine zusätzlichen Kosten.

Hast du dich dazu entschieden, deine Aufgaben zu verschlanken und den Buchhaltungssystem auf die Systeme von SalesPower umzustellen, wird der Vorgang der Rechnungsverarbeitung bzw. der Rechnungserstellung in Zukunft so ablaufen.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung und -erstellung

Als erstes erfolgt eine automatisierte Rechnungserstellung nach jedem Verkauf. Diese Rechnung ist formal korrekt und wird von jedem Finanzamt in Deutschland anerkannt. Auf die Rechnung kannst per Eingabe dein eigenes Logo drucken lassen oder dir eine besondere Farbe aussuchen.

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Der automatisierte Rechnungsversand

Teil des Prozesses ist dann als nächstes auch ein automatisierter Rechnungsversand. Dieser erfolgt unmittelbar nach der Erstellung der Rechnung. Je nach geführter Geschäftsbeziehung kann das tatsächlich auch via E-Mails passieren - allerdings nur, wenn auch der ursprüngliche Vertrag oder die Auftragserteilung per E-Mail eingegangen ist.

Der Prozess zur Rechnungserstellung und zum Rechnungsversand wird unmittelbar nach erfolgtem Verkauf gestartet. Das ist nicht nur effizient und verkürzt die Rechnungsprozesse - so sorgst du auch dafür, dass dir die liquiden Mittel aus der Rechnung früher zur Verfügung stehen.

Da die Rechnung automatisch mit den von die zur Verfügung gestellten Rechnungsinformationen erstellt wurde, muss keine gesonderte Rechnungsfreigabe mehr erfolgen.

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Einbindung eines intelligenten Mahnwesens

Hat ein Kunde mal nicht rechtzeitig gezahlt, wird er durch unser KI unterstütztes intelligentes Mahnwesen direkt aufgefordert, die Zahlung nachzuholen. Nach einer zweiten Mahnung setzt wiederum automatisch das weitere Forderungswesen aus dem Hause SalesPower ein.

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Das Forderungsmanagement ist inklusive

Zahlt dein Kunde trotz der erstellen Mahnungen die offene Rechnung nicht, wird die Forderung automatisch an unseren Inkasso-Premiumpartner übergeben. Natürlich ist der Umgang unseres Inkasso-Premiumpartners mit deinen Kunden ebenso respekt- wie verständnisvoll.

Das intelligente Mahnwesen mit Hilfe einer entsprechend programmierten KI hält eine spannende Lösung für viele Zahlungsprobleme mit. So kann dieses Mahnwesen feststellen, zu welcher Zeit und über welchen Kanal dein Kunde am besten erreicht werden kann.

Im Rahmen der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Mahnungen dann beispielsweise auf genau diesem Kanal an den Kunden versandt.

Das erhöht den Zahlungswillen und kann eine Lösung für die fortlaufende Verschlechterung der Zahlungsfreude der Kunden sein.

Wenn du dich entscheidest, bei der Bearbeitung und Rechnungserstellung künftig komplett auf Transparenz und Effizienz zu setzen und die notwendigen Prozessschritte für eine automatisierte Rechnungserstellung in die Wege zu leiten, wird das sowohl deine Mitarbeiter als auch deine Kunden auf Dauer zufriedener machen.

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Automatisierung deiner Geschäftsabläufe - wenn die Rechnungsfreigabe unnötig wird

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Kein Vertippen - keine Zahlendreher mehr. Die Erfassung der Summen für die Rechnung erfolgt zentral. Da diese Werte dann programmseitig direkt in die jeweilige Rechnung eingefügt werden, muss abschließend auch keine Freigabe der Rechnung mehr erfolgen. Ein weiterer Schritt zu mehr Produktivität und einer Reduzierung der eigenen Aufgaben.

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Spürbare Entlastung für deine Buchhaltung

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SalesPower automatisiert in deinem Unternehmen sämtliche Rechnungsprozesse - sei es die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder eben die von Ausgangsrechnungen. Das entlastet dich und/oder deine Buchhaltungsabteilung enorm und schafft einen besseren Workflow.

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Das macht die Nutzung des Programms aus dem Hause SalesPower so einfach

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Unsere Experten kommen zu dir ins Unternehmen und integrieren das SalesPower System in deiner bisherigen Buchhaltung. Mehr brauchst du nicht, um deine Aufgaben zu erleichtern und dein Buchhaltungssystem auf einer neues Level zu heben.

Neben der Transparenz soll natürlich die Integration einer automatisierten Rechnungsverarbeitung auch zu Lösung werden, die deine Kundenzufriedenheit weiter steigert.

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Komfortable Möglichkeiten der Rechnungsbegleichung für ein gutes Kundenverhältnis

Ein wichtiger Punkt im Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die Möglichkeit für die Kunden, ihre offenen Forderungen digital und flexibel zu begleichen.

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Ein hohes Maß an Vertrauen

Deine Rechnungen bekommen einen hohen Wiedererkennungswert - ein Punkt den auch deine Kunden zu schätzen wissen. Sie werden es dir und deinen Produkten mit Dank erstatten.

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Flexibilität, die sicher auch deine Kunden zu schätzen wissen

Ein wichtiger Schritt hin zur modernen Realität ist das Angebot verschiedener Zahlungsmethoden. Ob nun mit SEPA-Lastschrift, über die Kreditkarte oder auf Rechnung - die Schaffung verschiedener Zahlungsmöglichkeiten bietet deinen Kunden ein hohes Maß an gelebter Selbstständigkeit.

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Service von absoluter Qualität und Güte

Natürlich steht dir nicht nur unsere Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung und zur Rechnungserfassung und -erstellung zur Verfügung. Auch unser Servicecenter beantwortet Fragen deiner Kunden (oder Mitarbeiter) schnell und zielgerecht.

Du möchtest am liebsten nur noch in deiner Rolle als Selbstständiger aufgehen und möchtest nicht ständig über offene Rechnungen nachdenken müssen? Dann ist das Factoring+ genau die richtige Lösung für dich. Hier wird die erste Rechnung noch in deinem Haus erstellt. Nach Erstellung und Versandt, erhältst du von dem Factoring-Unternehmen innerhalb von zwei Tagen das Geld aus der Rechnung.

Das komplette Ausfallrisiko trägt dann dein Factoring-Anbieter. Der größte Pluspunkt ist die neue Liquidität die du nach einer Integration des Factoring+ schon nach wenigen Tagen genießen kannst.